AUDITORIA COM EMPATIA! (CHEGA DE TERROR!!!)

As normas internacionais de qualidade e segurança de alimentos incluem auditorias internas como elemento importante (e obrigatório) do Sistema de Gestão, sendo uma importante atividade em direção à melhoria contínua. Auditorias dão a empresa oportunidades de monitorar e revisar periodicamente a eficiência de seus processos, programas e sistemas. Mas, muitas empresas têm receio de realizá-la, especialmente se for promovida por uma empresa externa. Porém auditorias são fundamentais para atuar de forma competitiva no mercado. Isso porque a auditoria possibilita uma visão geral e detalhada do status dos processos internos. Também indicam se o planejamento estratégico está implementado de forma eficaz.

Neste post, falaremos da importância da auditoria, e de como pode ser realizada sem traumas. Mas antes, vamos ao conceito.

O QUE É UMA AUDITORIA?

A auditoria é um processo sistemático em que as atividades desenvolvidas dentro de um escopo pré-estabelecido são verificadas, ou seja, nos permite analisar se as tarefas planejadas estão sendo realizadas de acordo com o previsto, e se os resultados esperados estão sendo atingidos.

No ciclo virtuoso de melhoria contínua, conhecido como PDCA (Plan – Do – Check – Act), a auditoria está em C, de Check (ou verificação) e é seguida e A, de Act (ou Ação). Então, é importante compreender que as etapas anteriores e posteriores do ciclo PDCA precisam estar implementadas, assim como o processo de Verificação, que pode ser realizado via auditoria interna.

O QUE DEFINE UM COM AUDITOR?

Um auditor precisa ser, antes de tudo, INTEGRO. Embora seja importante em qualquer ambiente de negócios, a integridade é especialmente vital na auditoria.

CONHECIMENTO TÉCNICO é necessário. Uma boa avaliação, somente será realizada quando houver compreensão geral e específica dos processos em verificação. Mas, EXPERIÊNCIA é ainda mais importante, pois a vivência prática de fluxos, atividades e relacionamentos semelhantes, garante ao auditor assertividade nas perguntas e agilidade na compreensão das evidências apresentadas.

PENSAMENTO ANALÍTICO. Um bom auditor sempre busca informações, estuda os dados e avalia de forma racional as evidências objetivas de uma auditoria. É preciso ser atento aos detalhes, metódico, ORGANIZADO, focado e saber coletar informações e comunicar conclusões de forma ASSERTIVA.

EMPATIA E COMUNICAÇÃO NÃO VIOLENTA. Essas características são um grande diferencial e podem ser decisivas para o bom aproveitamento do processo de auditoria. É preciso compreender que o auditado se sente sob avaliação, e pode apresentar nervosismo e confusão. Um bom auditor sabe identificar o perfil do auditado, comportando-se como um BOM OUVINTE e se COMUNICANDO de forma SIMPLES, sem arrogância ou superioridade.

Com isso, bons auditores conseguem avaliar se os métodos utilizados pela organização são eficazes e se estão de acordo com a legislação, de forma transparente e inspiradora para o time.

QUAIS SÃO OS RESULTADOS DE UMA AUDITORIA INTERNA BEM EXECUTADA?

Quando bem realizada e dentro de uma sistemática que contemple um bom planejamento prévio e uma boa gestão das informações obtidas, auditorias geram impactos positivos relevantes no desempenho geral da companhia.

Ao contrário do que se imagina, esse processo não existe apenas para apontar não conformidades. Ele também serve para encontrar os pontos fortes e potencializá-los.

Quando problemas e falhas são minimizados ou eliminados, o clima organizacional tende a ficar mais agradável e o tempo gasto na reação aos problemas pode ser empregado em atividades proativas de melhoria e preventivas de novas ocorrências.

A maneira como uma empresa trata suas não conformidades, pode tornar o ambiente de trabalho mais leve, confiável e produtivo, pois os próprios colaboradores assumem o compromisso de eliminar aqueles probleminhas do dia-a-dia. Ou seja, uma auditoria bem realizada pode contribuir para a Cultura de Segurança de Alimentos da sua empresa. Isso significa redução de equívocos, desvios, transgressões e desperdícios.

A ISOKAY consultoria conta com mais de 20 anos de experiência, em ambos os lados: auditor e auditado.

Por isso, sabemos como fazer com que esse momento, para muitos estressante, seja INSPIRADOR e contribua para a CULTURA DE SEGURANÇA DE ALIMENTOS da sua empresa.

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